Tek.no

Guide

Slapp av, la Otto gjøre jobben

Bortgjemt i OS X fant vi roboten Otto, og det er ikke måte på hva han kan hjelpe deg med.

Automator er et nyttig program som stiller roboten Otto til din disposisjon. Han hjelper deg med å lage enkle skript ved bruk av «dra-og-slipp»-funksjoner. Med Automator kan du enkelt endre navn på tusenvis av filer i løpet av sekunder, skalere bilder, slå sammen PDF-dokumenter og kort og godt automatisere en rekke tidstyver.

Programmet har eksistert i flere år og vært svært populært hos de litt mer avanserte Mac-brukerne der ute. For et par år siden fikk Automator både en liten grafisk overhaling og flere ting ble både enklere og penere enn i tidligere versjoner. Automator er imidlertid ikke lenger noe stort satsningsområde for Apple. Nå for tiden er programmet nemlig gjemt bort inne i «Annet»-mappen i Launchpad. Dette er imidlertid ingen god grunn til at du ikke skal gi programmet en sjanse, for vi snakker her om et kraftig verktøy som er lett å bruke og som alt for mange lar seg skremme av ved første øyekast.

Vi har kikket nærmere på programmet de fleste Mac-brukere totalt overser, og vi fant straks frem til noen lure triks som både kan gjøre arbeidet ditt ved datamaskinen langt mindre tidkrevende, men også åpne helt nye måter å jobbe på.

Automator finner du enklest ved å søke det opp med Spotlight, og det første som møter deg er et dialogvindu hvor du må velge mellom en rekke maler. Vi skal gå innom «Arbeidsflyt», «Program», «Tjeneste» og «Mappefunksjon».

Forskjellen mellom malene er ikke så mye hva de kan gjøre, men snarere hvordan de gjør det. Mens du med en mappefunksjon kan få ting til å skje bare ved å legge noen filer i en spesiell mappe, er du med en tjeneste alltid sikret at funksjonen din bare er to museklikk unna fra menylinjen. En arbeidsflyt lar deg endre mange innstillinger hver gang, mens et program er mer lettfattelig og byr ikke nødvendigvis på like mange valg.

Overveldende program

Du kan starte med å velge å opprette en mappefunksjon. Når du kommer til neste steg ser du at arbeidsflytvinduet er delt i flere deler. Her spiller tre av dem en større rolle enn de andre.

Helt til venstre finner du «Bibliotek»-kolonnen. Det er under disse kategoriene du får tilgang til alle handlingene du kan utføre. Disse er enten bygget inn fra Apples side, har kommet gjennom installasjonen av egne applikasjoner, som Aperture, eller stammer fra utvidelser du henter fra Internett.

Kolonnen i midten er «Handlinger»-kolonnen, som er fylt av alle handlingene du kan hente og benytte deg av innen hver kategori for å bygge et skript.

Helt til venstre ligger arbeidsflytpanelet. Hit drar du de ulike hendelsene du vil bruke og bestemmer både rekkefølgen og innstillingene deres, noe som til slutt vil gi oppskriften for hvordan Automator-skriptet ditt vil bli.

Du kan mikse en rekke ulike handlinger fra mange ulike kategorier. Du kan også eksperimentere med å lage både tjenester, arbeidsflyter og programmer. For å hjelpe deg å bestemme hvilke hendelser du skal bruke finner du også en kort beskrivelse i rute nummer fire.

Endre bildetype

Med Automator er mulighetene nesten uendelige, men vi har aller mest sansen for de enkle løsningene som tilbys for å gjøre slutt på kjedelige og repeterende arbeidsoppgaver som vi tidligere måtte bruke lang tid på. Et eksempel er konvertering av bilder fra et format til et annet. Du kan selvsagt bruke Photoshop og konvertere ett og ett bilde, kjøpe egne programmer for dette formålet, eller bruke OSX sin innebygde funksjon som finnes i Preview-applikasjonen, men Automator skilter uten tvil med den mest intuitive løsningen.

Ved hjelp av en mappefunksjon kan du nemlig raskt lage et skript som tar seg av bildekonvertering bare du drar bildefiler inn i en spesialisert mappe. Forberedelsene involverer å dra «Endre type for bilde»-handlingen, som du finner i «Bilder»-biblioteket, inn i arbeidsflytpanelet. Her kan du nå spesifisere i hvilken mappe magien skal skje, samt hvilket format bildene som mappen mottar skal få. Velg mellom .jpg, .png. tiff eller .bmp.

Mappen som tar seg av konverteringen kan du med fordel dra ned på dock-en for enda raskere og mer tilgjengelig konvertering, og du kan dessuten hive både .pdf- og .gif-filer hit, i tillegg til de overnevnte formatene.

Større eller mindre

Mens vi først er inne på mappefunksjoner sniker vi inn en til, for tenk så enkelt det ville være om du kunne endre størrelsen på opptil flere tusen bilder av gangen bare ved å dra dem inn i en mappe. Med Automator slipper du å bruke tid på å åpne ett og ett bilde i egne programmer og detaljstyre justeringene, og med minimalt med forberedelser kan du rett fra Finder bruke sekunder i stedet for minutter og timer på størrelsesendring av bilder.

Alt du trenger å gjøre er å opprette en ny mappefunksjon, velge en mappe på en egnet plassering, og gi denne beskjed om å «skalere bilder» – en handling som du for øvrig finner i «Bilder»-biblioteket. Du kan velge å skalere bildene ned eller opp med en viss prosentsats, eller til en satt bredde.

Dette er en lur funksjon om du skal sende mange store bilder med e-post, laste de opp på bildedeletjenester eller om du bare må kutte bort litt fett av plasshensyn. Du kan selvsagt velge å beholde originalene ved å legge til en «Kopier Finder-objekter»-funksjon, noe Automator vil spørre deg om.

En ny start

Når arbeidsdagen er omme eller du har rotet deg bort i femti nettleservinduer, fylt minnet med Photoshop-prosjekter og det tar deg i overkant lang tid å navigere mellom alle de åpne programmene dine, da kan det av og til være befriende å rett og slett begynne på nytt. Automator gir deg muligheten til å avslutte alle programmer ved hjelp av et lite museklikk, og dermed raskt klargjøre maskinen din for helt andre oppgaver eller bare gi den litt pusterom.

Mappefunksjoner er fine til sitt bruk, men når vi skal utforme vår neste arbeidsflyt vil vi at den alltid skal være tilgjengelig, uansett hvilken applikasjon vi har oppe eller hvilken mappe vi befinner oss i fra før. Vi ser derfor til «tjeneste»-funksjonen, som med en «Avslutt alle programmer»-handling, gjør nettopp dette.

Du slipper dermed å bruke tid på å stenge ned hver enkelt applikasjon, og du kan dessuten legge inn unntak for nedstengningestjenesten din. Dermed kan du for eksempel la kommunikasjonsapplikasjoner som Mail og Skype leve mens du tar livet av resten av røkla. Bare husk å gi tjenesten din beskjed om at den ikke skal vente på noen inndata før den kjører i gang – noe du gjør helt øverst i kolonne tre.

En møkkajobb

Å katalogisere filer, for eksempel bilder, er det vel ingen som har særlig sansen for. Det er en tidkrevende prosess som ofte innebærer å hente inn hundrevis av bilder fra et minnekort, sortere dem på hendelse og gi dem navn som minner deg på hvor bildene er tatt og når.

Selve sorteringen må du nok fortsatt gjøre på gamlemåten, men med Automator gjør Apple det litt greiere å bli kvitt intetsigende navn som IMG_001 og erstatte de med noe mer meningsfylt.

Start bare en ny arbeidsflyt og dra inn hendelsene «Hent angitte Finder-objekter» og «Endre navn på Finder-objekter». I den øvre delen av arbeidsflytpanelet kan du nå dra inn alle bildene med ymse filnavn fra en hendelse, og i den nedre delen bestemmer du deres nye navn. Du kan velge å bare erstatte deler av det eksisterende navnet deres, som «IMG_» og la resten være som det er, eller som oss gi filene et helt nytt navn etterfulgt av et stigende tall. Dato- og klokkeslett kan du også legge rett i filnavnet.

Når du har funnet et system som passer for deg legger du til bildefilene dine i den øverste delen av skriptet og velger «Start»–knappen øverst til høyre for å begynne omdøpingen. En mulighet for deg som legger bilder i mapper før du endrer navn, kan være å bytte ut «Hent angitte Finder-objekter» med «Hent mappeinnhold». Da slipper du å velge én og én fil. Funksjonen fungerer selvsagt også brillefint for tekstfiler, dokumenter og musikkfiler, og er ikke eksklusiv for bildefiler.

Om du lagrer arbeidsflyten din på et lurt sted slipper du å sette den opp igjen neste gang du må tømme minnebrikken eller rydde i musikksamlingen.

«Come together»

PDF-er er blitt mer og mer foretrukket de siste årene som et middel for å sikre at alle og enhver kan lese viktig informasjon, enten de sitter med en mobiltelefon, en PC- eller en Mac.

Positivt som dette er har filformatet likevel sine ulemper, og av disse finner vi kanskje oftest at vi møter veggen når vi forsøker å sette sammen flere av dem til ett stort dokument.

PDF-er byr nemlig ikke på samme muligheten som tekstfiler til å enkelt kopiere tekst og bilder inn i nye dokumenter, noe som ofte fører til at du har flere titalls kontoutskrifter, forsikringsdokumenter og lignende liggende på harddisken din, i stedet for ett stort dokument.

Mange ganger ønsker vi å sette sammen flere små PDF-er til et stort kompendium, og selv om det finnes spesialprogramvare for dette, er dette slettes ikke en nødvendig investering på en maskin som kjører OSX.

Automator fikser nemlig biffen nok en gang. Alt du trenger å gjøre for å slå sammen flere PDF-er til evig tid er å lage deg et nytt skript, denne gangen i for av et program som kan kjøres ved å dobbeltklikke på dets ikon. I arbeidspanelet drar du inn handlingene «Hent angitte Finder-objekter» «Slå sammen PDF-sider», og «Flytt Finder-objekter» som du finner i henholdsvis «Filer og mapper» samt «PDF-er»-biblioteket.

Under førstnevnte handling huker du av for å «vise handlingen når arbeidsflyten er i gang», som du finner i «Valg»-fanen. Dette gir deg mulighet til å velge hvilke PDF-er som skal settes sammen når du starter programmet, som du kan kalle hva du vil og legge hvor det skulle passe best.

Om du har sansen for funksjonen men egentlig ikke ønsker å ha et eget ikon som du må holde styr på hvor er, kan du enkelt konvertere programmet til en tjeneste fra arkiv-menyen. Da får du samme nytten, bare fra tjenester-menyen i stedet for gjennom programikonet.

Den ferdige PDF-en din får et tilfeldig navn og legges på plasseringen du velger i steg nummer tre når den er ferdig generert. Bare husk at rekkefølgen på dokumentene bestemmes av rekkefølgen de legges til i.

Enkel dokumentasjon

Det å dokumentere hva som foregår på skjermen er noe vi i redaksjonen er veldig glade for å ha mulighet til når vi skriver guider. Mens vi med en Windows-maskin enkelt kan dumpe skjerminnholdet inn på utklippsblokken med «PrintScrn»-tasten, er det hele dessverre en noe mer omstendelig prosess i OSX.

Du har selvsagt muligheten til å bruke den innebygde applikasjonen «Grab», men denne lagrer alltid filene i det irriterende .tiff-formatet, noe som ikke alltid er så praktisk. En annen mulighet er å bruke tastatursnarveien «Shift + Command + 3 eller 4» for å ta bilde av skjermen, men mange er ikke så glade i tastatursnarveier. Dessuten lagres skjermdumpene herfra i egne filer, noe som mange ganger kan være en omvei.

Ved å sette opp en enkel tjeneste i Automator kan du sende skjermdumpen direkte til utklippsblokken også i OSX, og lime det raskt inn i et nesten hvilket som helst dokument.

Når du har opprettet en ny tjeneste i Automator trenger du bare å finne «Ta skjermbilde»-handlingen som ligger i verktøybiblioteket og dra den inn i arbeidspanelet. Her kan du deretter velge om du vil at bare en del av skjermen din skal foreviges, eller hele. Når du lagrer herligheten må du gi et navn som beskriver tjenesten, for eksempel «Ta skjermdump». Som med andre tjenester er skjermdumpvalget fra nå av tilgjengelig fra alle programmers toppmeny.

Smiiil

Alle bærbare Mac-er har et webkamera. Dette kan du bruke til så mangt, og om du bruker det til å ta «selfies» eller lage avatarer kan vårt neste tips være av interesse.

Til vanlig må du starte Photo Booth-appen for å ta bilde, og akkurat som med skjermdumper lagrer OSX alle bildene du tar i .tiff-formatet. Skal du sende blinkskuddene dine over nettet og sørge for maksimal kompatibilitet er imidlertid .jpg et bedre valg. Dette, i tillegg til å ta bilder rett fra menylinjen i løpet av sekunder kan Automator hjelpe deg med.

Som alltid er løsningen lettfattelig. Bare to hendelser må kombineres i en tjeneste før du er i mål, nemlig «Ta videobilde» og «Endre type for bilde». Om du huker av for å ta bildet automatisk går prosessen enda mer på skinner, og det ferdige .jpg-bildet legger seg pyntelig på skrivebordet når det er klart.

Få det ut

Selv i disse miljøhensynstider hender det vi må skrive ut en liten bunke ulike dokumenter. Utskrift er en rimelig standard prosedyre i de fleste programmer, men spesielt intuitivt er det ikke om du vil skrive ut fra en rekke forskjellige programmer. Da må du ofte åpne hvert enkelt program og forholde deg til dette programmet særegne utskriftsdialog, med innstillinger og bekreftelsesbokser. En enkel oppgave blir dermed tidkrevende, og faren for feil blir stor.

Automator redder dagen igjen, for med en enkel arbeidsflyt kan vi neste gang bare slenge alle dokumentene våre, enten de stammer fra Office, iWork eller Forhåndsvisning, inn i flyten og trykke start for å skrive ut. Resultatet av å kombinere «Hent markerte Finder-objekter» med «Skriv ut Finder-objekter» blir null konfigurasjonsbokser og advarsler, og dessuten slipper vi å åpne en bunke ulike programmer. At muligheten for å fininnstille utskriften vår forsvinner får så være.

Dette var bare våre enkle tips. Automator kan ved å holde tunga rett i munnen og prøve og feile, utrette langt større ting. Fortell gjerne om din smarteste Automator-flyt i kommentarfeltet.

Vi har sansen for OSX’ Automator:
Våre andre Mac-favoritter må vi imidlertid hente fra nettet »

annonse