Fem tips for enklere hjemmekontor
Død printer? Det går fint.
Innhold
Etter snart ett år med hjemmekontor har jeg pådratt meg noen lærdommer. Jeg har måttet være postkontor for jobbting på vei inn og ut, og en bod av knapp størrelse bare for mine egne ting har flommet over i så stor grad at jeg har måttet bryte meg inn i den med makt.
Og printeren og scanneren på jobb er selvfølgelig ikke tilgjengelig, så det er med skrekk i øynene jeg fra tid til annen mottar dokumenter som først skal skrives ut, signeres og så scannes inn igjen. Papirløst samfunn, dere?
Det ser ikke ut til at vi får trekke inn på kontorene og hilse på hverandre i stort omfang med det aller første, så derfor kan det være greit å dele noen av de beste tipsene til et sømløst hjemmekontorliv.
Du kan nemlig fikse mange av irritasjonene som oppstår ved å bruke en app.
1. Gjør mobilen din til scanner
Å scanne innhold ved å fotografere det fra mobilen er antakeligvis ikke nytt for noen. Men det finnes bedre måter enn et raskt knips av et papirark. For det første gjør som regel ikke det vanlige mobilkameraet justeringer på bildet selv. Du må tilpasse størrelsen etter å ha knipset, eller når du tar bildet.
Det fikser en scanneapp, og det er ikke umulig at du alt har en. iPhone har scannefunksjonalitet bygget inn i Notater-applikasjonen på telefonen, og mange Android-mobiler har en scannemodus i kameraappen. Men de fleste av disse gjør bare én eller to ting. Det alle gjør er å rette opp bildet du har tatt rundt papirarket du har «scannet». Noen kan i tillegg gjøre svarthvittbilde av det i samme slengen, så det blir enklere å skrive ut.
Spredte funksjoner som tekstgjenkjenning og støtte for flere sider finnes også i noen av disse innebygde funksjonene.
Vår favorittapp for dokuementscanning er Genius Scan. Den finnes på både iPhone og Android, og håndterer enkelt mangesiders innscanninger til flere formater. Du kan betale en slant (85 kroner) for å låse opp avanserte funksjoner så som tekstgjenkjenning (OCR), men appen fungerer fint uten dette også. Alle innscanningene legger seg pent og pyntelig i en liste over dokumenter inni appen. Når du har brukt scanningene til noe - for eksempel eksportert dem til et format eller sendt dem i e-post - kommer det et grønt merke bak dem. Mer oversiktlig blir det ikke.
Last ned Genius Scan: App Store / Google Play
2. Forenkle dokumentsignering
Må du signere mye i jobben din? Kjenner du også halsen snøre seg sammen av tanken på å finne ut om det er papir og toner i printeren? Er du som meg har du kanskje tilgang på en mobil eller et nettbrett som er forsynt med penn, men det er ikke alltid så lett å få signert digitalt likevel.
Mitt nye valgspråk i 2020 ble; «Kan du være så snill å sende på nytt som PDF, så jeg får signert det?»
Dokumenter som ankommer som PDF-filer kan nemlig enkelt fylles ut i Adobe Fill & Sign. Her lagrer du bare signaturen din en gang, og hvis dokumentet er egnet for det vet appen selv hvor du eventuelt skal fylle ut andre ting. Hvis ikke kan du skrive hvor som helst i dokumentet etter behov.
Og når du er ferdig? Legg til signaturen. Tilpass størrelse og plassering. Du kan til og med sende det signerte dokumentet i retur dit det kom fra automatisk. Uten fellesprinteren på kontoret har Fill & Sign virkelig blitt en må-ha-app for oss som signerer ting i tide og utide.
Last ned Adobe Fill & Sign: App Store / Google Play
3. Bruk automatisk pakkesporing
Betyr jobben din at du noen ganger må være ditt eget postkontor? High five!
Det kan være knotete å holde styr på pakker på vei inn og ut. Hvor er de? Kommer budet i dag? Heldigvis har det blitt utbredt med mer eller mindre automatiske sporingsapper. De kanskje mest kjente tilhører Posten og PostNord. Her registrerer du navn, adresse og telefonnummer, og så dukker pakkene magisk opp inni appene med sporing og gjerne forventet leveringsdag også.
Løsningen gjør at du slipper å tenke over når ting dukker opp, eller å vente på tekstmeldinger eller annet. Som regel kommer informasjonen du trenger i appen en liten stund før selskapene sender ut meldinger og eventuelle hentelapper. Pass på at du registrerer informasjonen din etter å ha lastet ned appene, ellers virker de ikke som de skal.
Last ned PostNord-appen: App Store / Google Play
Last ned Posten-appen: App Store / Google Play
4. Prøv digitale frimerker
Skal du sende pakker igjen? Da er det kjekt å vite at det finnes tjenester som gjør at du kan fikse det også fra ditt lune hi. Både Posten og tjenester som Schibsted-eide Helt Hjem kan hente pakken hjemme hos deg. Du bestiller bare hentingen på nett, og legger pakken i postkassen eller på annet fornuftig sted, så blir den magisk borte etter en stund. Schibsted eier forøvrig også VG og dermed Tek.no, så var det nevnt.
Begge deler innebærer at du skriver en kode utenpå pakken som gjør nytte som frimerke eller hentelapp.
Les mer om digitale frimerker:
5. Velg smarte leveringsløsninger
En relativ nyvinning på norsk jord er pakkeskapene. Aktører som Posten og DHL har dem, og de er automatiserte skap der du enten bruker app eller taster hentekoden din for å slippe inn. Disse skapene står plassert enten ute i det fri, eller i tilknytning til butikker eller borettslag. Noen steder kan de derfor ha åpningstid, men mange steder er pakkeskapene en døgnåpen og enkel mulighet til å hente pakken din hvis den er av slaget som ikke kommer seg hjem til døren din av seg selv.
For Postens pakkeskap må du bruke en egen app som kommuniserer med løsningen og åpner døren for deg.
Vær forresten også obs på at du for flere av speditørene kan velge hvor du foretrekker å få pakker levert. Det blir stadig vanligere at pakker forsøkes levert i postkassen, men den er gjerne ikke stor nok for alle pakker. Hos Posten kan du velge å registrere bankkortet ditt og bli belastet en tier hver gang en pakke ikke passer i postkassen - da leveres den i stedet der du ønsker det i eller rundt huset der du bor. Du kan for eksempel be om å få pakken levert innenfor garasjedøren eller på trappen i stedet.
Last ned Posten Pakkeboks: App Store / Google Play
Finn ut hvor pakkeskapene er:
- Posten
- DHL har tilsynelatende ingen egen side for dette, men pakkeboksene dukker opp som leveringsvalg for hver enkelt pakke som passer for dem.
Flere tips?
Hva har du lært som kan komme andre hjemmekontorister til nytte? Syng ut i kommentarfeltet under.