Slik velger du den perfekte skriveren
En
skriver til hjemmekontor og småbedrifter skal fylle andre krav enn
hjemmeskriveren.
Innhold
Skriveren er blitt stebarnet som får lite fokus i datapressen. Derfor er det ikke lenger så lett å orientere seg i dette markedet når en skal komplettere hjemmekontoret. De billigste multifunksjonsskriverne er blitt hyllevare i prisleiet fra noen få hundrelapper og oppover. Til tross for prisen har de en kvalitet på fotoutskrift som folk flest ikke uten videre kan skille fra en utskrift fra et fotolaboratorium.
I den andre enden av skrivermarkedet har vi de store dyre maskinene for større bedrifter og trykkerier, med mange avanserte funksjoner og svært høy kapasitet. For både billigmarkedet og toppmarkedet er det relativt greit å velge basert på premissene du har, men for alt midt i mellom kan det faktisk være veldig vanskelig å gjøre det rette valget.
Før du kjøper er det viktig å være klar over hvilke utskrift og dokumentbehov du har. Skriver du nesten bare ut sort-hvitt? Trenger du ofte fotoutskrift? Hvilken kvalitet trenger du? Har du store kopieringsjobber? Trenger du utskrift A3 eller A3+? Trenger du å skrive ut plakater større enn A2? Disse og flere spørsmål skal vi i denne guiden hjelpe deg med.
Billig maskin – dyr rekvisita
Ved siden av å skrive ut dokumenter, kan en skriver i mellomklassen typisk fylle en viktig rolle i driften av en mellomstor bedrift, og du får dem fra under 1000-lappen og opptil 3000 – 4000 kroner.
Hjemmeskriveren er som regel en blekkskriver. At én hjemmeskriver er dyrere enn de andre, betyr gjerne at kvaliteten på utskriftene er enda bedre og at den skal ha enda flere snertne funksjoner, gjerne mer enn flertallet strengt tatt trenger.
Når du skal velge rett skriver, bør du legge merke til at de billigste har bare to blekkassetter – en svart og hvitt og en med blått, rødt og gult (cyan, magenta, gul). Når en multifunksjonsskriver kosterså lite som 300 – 400 kroner selges den sannsynligvis til under kostpris. Her er produsentens strategi at kunden i etterkant skal kjøpe dyr rekvisita, slik at det blir overskudd etter et kassettskifte eller to.
For de billigste skriverne kan et sett med blekkassetter i noen tilfelle koste like mye som hele skriveren. Dette kan også ses i sammenheng med tidligere påstander om at nye maskinger blir solgt med halvfulle kassetter for å gi fart på rekvisitaomsetningen.
De mer avanserte skriverne har som regel svart og de tre primærfargene i hver sin kassett, og de kan i tillegg ha flere fargekassetter for å optimalisere fargeutskriftene. Separate kassetter er absolutt å foretrekke, spesielt siden du kan nøye deg med å skifte én farge når det er behov for det, i stedet for å skifte alt når én er brukt opp.
Er dokumenthåndteringen god nok?
Her skal vi se på behovet for deg som bruker skriveren mer enn den vanlige brukeren og skal ha den til hjemmekontoret, enmannsfirmaet eller det lille firmaet med noen få ansatte. I en slik setting er vanligvis en multifunksjonsmaskin løsningen. Det er en maskin som inneholder både skriver, kopimaskin, skanner og av og til også fax.
Det siste er det nok ikke så mange som bruker lenger, men fortsatt er faxen i bruk i legekontorer, advokatkontorer, innen finans, og så videre. Prismessig utgjør den nå svært lite ekstra, og den kan anbefales om du har slike bransjer på kundelisten din.
Fra de minste til de største virksomhetene er dokumenthåndteringen vesentlig. I større virksomheter innebærer det avanserte funksjoner, som automatisk skanning, lesing og arkivering til større bakenforliggende systemer. For en mindre bedrift er dokumenthåndtering mindre avansert, men til gjengjeld er den vesentlig for en rasjonell administrasjon og drift av virksomheten.
Det gjelder å kunne skrive ut dokumenter, men også å få analog informasjon inn. En maskin som dekker alle kontorfunksjonene bør kunne skanne til mail, til pdf, til forhåndsdefinerte mapper, og den må kunne skanne inn flere sider etter hverandre til ett dokument. Undersøk gjerne om den også kan snakke med regnskapsprogrammet ditt og skanne inn regningene dine, dersom du har et regnskapsprogram som støtter dette og du har så mange bilag at det er noen vits å ha funksjonen. I denne sammenhengen trenger du også et OCR-program, som kan konvertere bildeinformasjonen fra skanneren til tekst.
Utskriftprogrammet må også kunne skreddersy utskriftene, til en viss grad bearbeide bildene, og kunne tilpasse de forskjellige papirtypene. Mye av dette kan også gjøres med tredjepartsprogramvare, men det er greit å ha det med så du får alt på plass med en gang og slipper å bruke tid og penger på det senere.
Arkmating og duplex
Den automatiske dokumentmatingen kan være til stor hjelp om du for eksempel skal skanne eller kopiere en rekke dokumenter. Det er noe annet å kunne legge en bunke i dokumentmappen, trykke på en knapp og gå, og å ta arkene hver for seg. Sørg også for at arkmagasinet er såpass stort at du ikke så ofte behøver å få avbrudd i det du driver med for å legge inn nye bunker. Med arkmating følger ofte også en duplex-funksjon som lar deg skrive ut på begge sider av arkene. Med duplex reduserer du antall ark, i tillegg til at rapporter blir mer håndterlige.
En slik blekkbasert multifunksjonsskriver blir spesielt dyr om du skal benytte den som kopimaskin, eller om du skal skrive ut nettsider, der bakgrunnen har én farge. Bortsett fra prisen krever det også unødvendig tid å slippe opp for blekk og måtte skifte patroner og kanskje også måtte bestille dem. Full uttelling kvalitetsmessig krever også dyrere papir.
Tidligere var tommelfingerregelen å kjøpe en sort-hvitt laserskriver for volumene og en fotoskriver for å produsere kvalitetsutskriftene i farger og utskrift av foto. Det stemmer til en viss grad fortsatt, selv om mye har skjedd.
Blekkbaserte multifunksjonsskrivere rettet mot mindre bedrifter kan nå ha svært store blekkassetter og i enkelte tilfelle møte laserskriverne både når deg gjelder økonomi og hurtighet. Dessuten gjengir de generelt foto bedre enn laserskrivere. Men de er vanligvis ikke konstruert for å ha den samme utskriftkapasiteten i lengden som laserskrivere.
Laserskriveren er i utgangspunktet konstruert for større volumer. Det selges fortsatt store mengder billige sort-hvitt-lasere, men mye tyder på at disse går til større organisasjoner. Her brukes de i arbeidsgrupper, parallelt med at en større avdelingsskriver tar de store og krevende jobbene.
Gråtone-modus
Fargelaserne kan fortsatt ikke konkurrere med blekkskriveren når det gjelder kvalitet på fotoutskrift, spesielt ikke de billigste modellene. Imidlertid er kvaliteten blitt såpass bra at de kan erstatte blekkutskriften i en del tilfeller, som brosjyreutskrifter og lignende.
Her er det også viktig å vær klar over at den høye kvaliteten på fotoutskrift fra blekkskrivere er avhengig av spesialpapir fra leverandøren. Dette er svært dyrt. I mange tilfelle vil laseren være absolutt konkurransedyktig også på kvalitet, om man velger det rimeligste eller et litt mer forseggjort standardpapir.
Forskjellen mellom sort-hvitt og fargelasere i pris er blitt mye mindre enn tidligere, slik at det i mange tilfelle kan lønne seg å kjøpe fargeversjonen. Mange fargelasere kan settes i gråtone-modus, enten via programvare eller ved å trykke inn en knapp på maskinen. Det blir som å ha en sort-hvitt-laser for volumene og kunne hente inn fargene når det er nødvendig.
Et allround-hjemmekontor kan generelt sett like gjerne dekke skrive- og dokument-behovet sitt med en laser- og fargemultifunksjons maskin som med en blekkmultifunksjonsmaskin, så lenge den er optimalisert mot bedriftsmarkedet.
Be om prøveutskrifter
Wifi og nettilkopling finner du nå på de fleste maskinene. Sørg for at det er der når du kjøper den, så du ikke får deg en overraskelse. Mange modeller har også trykkskjermer og fargeskjerm. Det kan være kjekt å ha, men ikke det som avgjør valget av maskin.
Et vesentlig spørsmål er hva som er ditt behov. Hva er godt nok? Kan for eksempel en fargelaser også dekke behovet ditt for bildeutskrift?
Her er det kun et svar – be om å få prøveutskrifter og se om de holder mål til ditt bruk.
Noen bedrifter er små, andre er store:
Slik lager Komplett 30 000 PC-er hvert år »
