Guide

Guide: Masseutsendelser i Word

Introduksjon:
Dette er et triks som nesten alle sekretærer vet om, og som kan spare deg for veldig mye arbeid. Word har en finesse som gjør at du kan velge hva du vil fra for eks en Access database eller et annet Word dokument, som for eksempel adresselister for så og lime dem inn i et annet Word dokument. Og det beste er at programmet automatisk lager en ny side for hver adresse i databasen.

I denne guiden vil vi ta utgangspunkt i en Access database med adresselister over medlemmer i en klubb, for så og lage personlige brev til alle samt konvolutter. Slikt at alt som er i igjen etterpå er og skrive alt ut.

Adresselister
Det første vi starter med er og opprette en ny Access database men en tabell som skal inneholde følgende felter som vises i bildet til venstre. Du kan selvfølgelig og bruke en annen database hvis du har en fra før. Etter at du har opprettet databasen er det på tide og fylle inn litt demo data. Legg så inn personene du ønsker i databasen.



Fletting
Word har flere alternativer for hvordan du kan lage masseutsendelsene, men i denne guiden vil vi forholde oss til den gode game manuelle metoden. Det første vi må gjøre er og åpne Word og finne frem til Verktøy > Brev og masseutsendelser fra verktøylinjen. Du vil da få frem en ny verktøylinje som inneholder alternativene for fletting. 

Før vi kan gjøre noe mer så må vi koble til Access databasen vårt, slikt at vi kan velge hvor vi vil sette inn feltene i dokumentet, du må da velge punkt nr 2 fra venstre som heter "Åpne datakilde" og finne frem til databasen din.
Etter at du har koblet til databasen din vil du få frem flere alternativer i menyen.

Du kan nå starter og skrive brevet ditt, og når du kommer til et sted du vil ha inn et felt fra databasen velger du knappen som heter "Sett inn flettefelt", som er knapp nummer 6 fra venstre. Du vil da få frem en liste over tilgjengelige alternativer fra databasen. Da trenger du bare og dobbelklikke på punktet du ønsker i databasen så vil det bli plassert inn i dokumentet på det området du har plassert markøren, enklere kan det ikke gjøres.

Og når du ser deg som ferdig med dokumentet trenger du kun og velge hvordan du vil flette sammen dokumentet med data fra databasen, dette gjøres fra valgene som ligger helt til høyre i verktøylinjen. Hvis du der velger Flett til nytt dokument vil det bli opprettet et nytt dokument der det vil bli lagret en ny side for hvert innlegg i databasen, som kan virke veldig personlige for personen som mottar dem.

Norges beste mobilabonnement

Juni 2017

Kåret av Tek-redaksjonen

Jeg bruker lite data:

Ice Mobil 1 GB


Jeg bruker middels mye data:

Telio Go 5 GB


Jeg bruker mye data:

Komplett Maxiflex 12 GB


Jeg er superbruker:

Komplett Megaflex 30 GB


Finn billigste abonnement i vår mobilkalkulator

Forsiden akkurat nå

Til toppen