Microsoft

De aller beste tipsene for Office 365 – over 200 stk

Lærer du bare et par av disse vil du spare mye tid.

Produsert av VG Partnerstudio

SURFACE PRO 3 32 GB i3: Denne lekre maskinen kjører fullversjonen av WIndows 8, og kommer med en egen penn som lar deg skisse og skrible ned notater. Foto: Microsoft

Forrige uke delte vi ti av våre beste Office-tips for å jobbe smartere og få mer fritid.

Vi ba også dere lesere om å dere deres tips for å spare tid hjemme. Responsen har vært fenomenal; det kom inn over 200 forslag!

Noen av tipsene har du kanskje glemt, andre vil overraske deg og noen er nesten irriterende smarte.

Alle som sendte inn tips var med i konkurransen om å vinne to Surface Pro 3 64 GB i3 fra oss på Elkjøp til en verdi av 6900 kr hver.

Les mer om Surface Pro 3 64 GB i3
på Elkjøps hjemmesider »

Vi har kåret to vinnere:

  • Det mest originale tipsets
  • Tipset som sparer mest tid

I tillegg har vi plukket ut åtte spesielt gode tips. Om du kommer på enda flere må du gjerne dele dem i kommentarfeltet under!

#10 Kopier formatering raskt

Sendt inn av Jon Andreas Aasbakk

Formateringsknappen er lett å misse, og sparer deg mye tid.

Var du klar over du at du kan dobbeltklikke på "Kopier format"-knappen? Deretter kan du klikke fortløpende på alle steder du ønsker skal ha samme format. Dette er en stor tidsparer.

#9 Dynamiske elementer i Office

Sendt inn av Vegard O.

Har du en kul graf i Excel du gjerne vil dele med andre via Outlook eller i OneNote? Marker grafen, kopier og lim inn. Legg merke til at det kommer en kontekstuell menyboks nede til høyre ved elementet. Trykk på denne for å velge om du f.eks. vil beholde opprinnelige farger og dynamisk data intakt, eller om du vil ha et statisk bilde i stedet. Velger du første alternativ, vil endringer du gjennomfører i Excel bli overført til f.eks. grafen i OneNote automatisk.

Den kontekstuelle menyen bør du alltid holde utkikk etter når du jobber med å klippe og lime tekst, bilder og grafer. Her kan du velge mange ulike alternativer – om du vil beholde format, tilpasse eller gjøre alt "plain".

#8 Snarvei til ligninger

Sendt inn av Lasse Martinsen

Skal man skrive ligninger i Word - for eksempel til en skoleoppgave - kan snarveier spare en for masse tid. Dersom man skriver x^2, blir tallet automatisk satt til "superscript" (opphøyd) når man trykker space. x_2 gjør at tallet blir til subscript. Skal man ha en brøk, kan uttrykket i teller og nevner settes i parantes og deles av en slash - f.eks. (2x^2 + 4x)/(3y_1 + 2y_2) - og dette blir automatisk formatert som det skal være. Dersom du som meg synes at * er en jalla form for gangetegn, men plages av at prikken (bullet-point) som brukes i matte er tungvin å trykke frem, kan man skrive \bullet. Greske tegn kommer opp ved å skrive backslash etterfulgt av navnet på bokstaven. F.eks. gir \delta en liten gresk delta, mens \Delta gir en stor gresk delta. Svært mange andre snarveier i ligningverktøyet finnes også ved hjelp av backslash.

#7 Bruk «headings»

Sendt inn av Lasse Martinsen

Bruk konsekvent stiler, så blir det lett å endre utseendet på dokumentet i ettertid.

Når man skriver oppgaver er det svært lurt å være konsekvent på å bruke headings (forskjellige typer overskrifter og normaltekst), og tilpasse ønsket skrifttype ved å høyreklikke på selve headingen.

Slik kan man ha stor og nummerert skrift på Heading 1 (f.eks. 1. Innledning), litt mindre skrift på heading 2, osv, og vanlig tekst på normalteksten (f.eks. Times New Roman, 12 pkt, 1,5 linjer).

Har man et svært stort dokument og ønsker å endre normalteksten til 11, uten at noen overskrifter påvirkes, trenger man bare å høyreklikke på normaltekst og endre der. Da endres all teksten man ønsker å endre, uten at annet påvirkes.

En annen massiv fordel ved å bruke headings er at innholdsfortegnelse kan autogenereres.

For proffbrukere kan EndNote (et annet program, laget av Thomson Reuters, som brukes til referanser) brukes til å autogenerere kilder og lage referanseliste nederst i dokumentet. Dette er et must til skriving av store oppgaver under studier, eller andre situasjoner der det skal refereres mye og kildelisten blir lang.

#6 Automatisk summering i Excel

Sendt inn av Hans Petter Secker

Jeg bruker ofte en morsom finte i Excel, som gjør at det ser ut som du er superkjapp til å summere tall.

Hvis du står sammen med noen (f.eks. sjefen) og ser på en kolonne eller rad med tall og noen ber deg summere tallene. Da venter de fleste at du skal legge inn en formal til slutt som summerer tallrekken for deg.

Marker heller alle tallene og spør sjefen din «er det disse du vil jeg skal jeg summere»?

Nederst i høyre hjørne av Excel arket dukker både summen og gjennomsnittet opp, men de fleste legger ikke merke til dette. Les av tallet, og begynn å legge inn SUM formelen mens du sier «jeg tror det blir ca xxx». Hvis det er mange og store tall, så lønner det seg å bomme med f.eks. noen kroner, så ser det mer troverdig ut at du gjorde hele utregningen i hodet.

#5 Smart bruk av signatur-maler i epost

Sendt inn av Christian Vassbakk

Om du svarer på det samme spørsmålet mange ganger, kan du heller lage ferdige signaturer med et standardsvar.

Da jeg jobbet i butikk ble en ofte avbrutt fra å svare på/sende mail fordi det hele tiden kom kunder som skulle ha hjelp. Dette gjorde at selv det å bestille brosjyrer kunne ta en evighet. Redningen for meg ble da å lage drøssevis av ferdigskrevne maler som jeg da lagret som forskjellige signaturer i Microsoft Outlook.

F.eks hadde jeg en egen mal for bestilling av brosjyrer. Her la jeg inn et tabell med navn på alle brosjyrene vi skal ha inne, fordelt på alle de forskjellige leverandørene. Det var en egen kolonne for antall, samtidig som jeg også hadde skrevet inn alle mailadressene jeg skal bestille fra. Når man skulle bestille var det derfor bare å kjapt skrive antall kartonger, kopiere mailadressen og lime den inn i adresselinjen, markere og slette alt som ikke hørte til den leverandøren , og trykke send. Dette tok bare 4-10 sekunder per leverandør og sparte meg for utrolig mye tid og frustrasjon.

#4 Opprett egne hurtigtaster

Sendt inn av Tor

Hurtigtaster er ekstremt praktisk når man bruker Office-programmer. Mange kommandoer, som fet skrift, søk og angre har allerede hurtigtaster. Andre er derimot ikke tilegnet noen hurtigtast, f.eks. gjennomstrekning, sett inn kommentar eller hold linjer avsnitt (så avsnittet ikke deles over to sider).

Fra Word, klikk på Fil > Alternativer > Tilpass båndet > Hurtigtaster: Tilpass. Der kan man se hvilke hurtigtaster som eksisterer, endre eksisterende hurtigtaster, eller opprette nye for kommandoer du bruker ofte (f.eks. gjennomstrekning).

Vet du på hvilket bånd kommandoen du vil utføre befinner seg, velger du dette båndet, f.eks. Hjem-båndet. (Du kan få en liste over alle kommandoene ved å velge "Alle kommandoer" i kategori-listen.) Dernest må du velge den kommandoen du vil lage hurtigtast for, f.eks. gjennomstrekning. Velg en ny snarvei for denne (f.eks. CTRL+SHIFT+U), og trykk på Tilegn. Du vil få beskjed dersom hurtigtasten allerede eksisterer.

For å fjerne en snarvei: Velg snarveien og trykk Fjern.

Du kan også legge inn hurtigtaster for makroer, skrifttyper, overskrifter etc. ved å velge disse i kategorilisten.

Merk at en del av kommandoene ikke alltid har særlig intuitive navn, så det kan være vanskelig å finne den riktige. Litt prøving og feiling må noen ganger til.

Denne funksjonen er svært kraftig, og du kan lage hurtigtaster til omtrent alle kommandoer i Word.

#3 OneNote OCR

Sendt inn av Magnus Ognedal

Alle bilder med tekst som legges inn i OneNote blir kjørt gjennom et filter for tekstgjenkjenning. I kombinasjon med "screen clipping"-verktøyet er dette utmerket for å huske små notiser, artikler, tips, etc, og det blir umiddelbart gjort søkbare og delbare med resten av familien

MEST ORIGINALE: Skriv lange ord raskt med autokorrektur

Sendt inn av Tor

Slik legger du autokorrektur inn i Office 2016.

Hvis det er et ord du skriver mange ganger i en tekst, og som kanskje er langt og vanskelig å skrive, kan du la Autokorrektur erstatte en forkortelse med det fulle ordet.

Autokorrektur finner du ved å gå på Fil > Alternativer > Korrektur > Alternativer for Autokorrektur.

Hvis du f.eks. skriver "utgangspunkt", "menneske", "oppgave" etc. ofte, kan du ved hjelp av Autokorrektur gjøre slik at det fulle ordet skrives ut når du skriver f.eks. "utgp", "msk" og "oppg".

Supertips: Legg inn forkortelsen som skal erstattes med et tegn til slutt, gjerne punktum (.) eller bindestrek (-). Autokorrektur erstatter ordet enten når du skriver mellomrom eller et tegn. Fordelen med å bruke tegn til slutt er at det blir lettere å skrive sammensatte ord. Skal du f.eks. skrive "menneskesmugling", og "msk." erstattes til "menneske", kan du skrive "msk.smugling" og få det fulle ordet. (Hvis du kun legger inn "msk", må du skrive "msk [mellomrom/punktum] [backspace] smugling" for å få "menneskesmugling".)

Gratulerer med premien! Vi tar kontakt på e-post og sender deg snart en Surface Pro 3 64 GB i3.

BESTE TIPS: Lag din egen menystripe

Sendt inn av Andre Lundheim

Opprette en egendefinert fane i Word og Excel hvor du legger inn de snarveitastene du bruker oftest kan spare deg for mye tid. Her kan du blant annet legge inn snarveier som kanskje ikke ligger lett tilgjengelig fra før.

Høyreklikk på en av fanene og velg tilpasning av fanen. Derfra kan du opprette en ny fane med valgfrie snarveier og funksjoner.

Gratulerer med premien! Vi tar kontakt på e-post og sender deg snart en Surface Pro 3 64 GB i3.

OBS: Bruk rett utgave

Noen av disse triksene fungerer i eldre utgaver av Office, men for å kunne jobbe sammen med dokumenter og bilder i skyen kreves den nyeste utgaven: Office 365. Et abonnement koster 799 kroner for det første året, og vil gi deg og fire familiemedlemmer egne kontoer med fri bruk av Word, Excel, Powerpoint, OneNote m.m. Det følger i tillegg med 1 TB skylagring i abonnementet. Les mer »

Lyst på flere gode tips? Nedenfor kan du se alle de over 200 tipsene vi fikk inn.

SE OGSÅ: Trond flyttet familien til skyen – sparer én time hver dag:
Her er hans beste tips for å bruke Office 365 på hjemmebane »

tracker