×
Annonse fra Tek Story Labs for

Annonse Trond flyttet familien til skyen – sparer én time hver dag

MER FRITID: Kan du spare litt tid med å gjøre familiestyringen mer effektiv, blir det lett å få tid til andre og viktigere sysler. (Illustrasjonsbilde)

Disse Office 365-triksene kan spare deg mye tid

Her er ti gode tips for å bruke Office smartere på hjemmebane.

  • Tek Story Labs Dette er en annonse. Journalistene i Tek.no er ikke involvert i produksjonen.

Av og til føles familielivet som et eneste stort hamsterhjul. Du springer fra ett ærend til det neste, og det kan føles som om dagen er brukt opp før den har begynt.

Slik var det for Trond Sørbø også. Med to barn og kone, kombinert med hektisk karriere, gikk det i ett, og han kjente hele tiden på dårlig samvittighet for det han ikke fikk tid til. Så en dag bestemte han seg for at nok var nok. 

KOSER SEG: Trond Sørbø har flyttet hele familien opp i skyen, og sparer mange timer hver uke.
KOSER SEG: Trond Sørbø har flyttet hele familien opp i skyen, og sparer mange timer hver uke. Foto: Privat

– Jeg er jo ansatt hos Microsoft, og måten jeg jobber på kontoret har forandret seg totalt de siste årene. Så hvorfor satt jeg fremdeles her og styrte familielivet mitt på den gammeldagse måten, med post-it-lapper og notatblokk?

Han bestemte seg for å ta grep, og flyttet like greit hele familien opp i skyen. Selv minstejenta på 11 år fikk sin egen smarttelefon. 

Det var uvant til å begynne med, men nå styrer han hele familelivet fra nettbrettet og mobiltelefonen. Han planlegger ferier. Skriver handlelister. Lager fotoalbum og julekort. Og han gjør det i lynraskt tempo.  

Sørbø er skråsikker på at han sparer flere timer, både på jobb og privat, hver eneste uke. Timer han kan bruke med ungene. Til å ta en joggetur med kona etter at ungene har lagt seg. Eller til å møte venner og kjente.

 

Del ditt beste tips: 
Vinn en Surface Pro 3 

Hva er ditt beste tips for å spare tid med Office? Vi i Elkjøp deler ut én Surface-maskin for mest originale tips og én for tipset som sparer mest tid.

Bli med i konkurransen »

– Det handler om å gjøre ting smartere. Sparer du en halvtime her og en halvtime der, har du plutselig tid til den turen du har lyst å ta.

Ofte handler det om å bruke programmer du allerede eier på en litt smartere måte. For å ta et eksempel: Du bruker sikkert klipp- og lim-funksjonen på datamaskinen ofte. Prøv å se for deg en hverdag uten, der du må skrive all tekst på ny hver gang i stedet for bare å lime den inn. Ganske utenkelig, ikke sant? 

Det er trolig et hav av lignende funksjoner i Microsofts kontorpakke Office 365 som du ikke kjenner til, men som utvilsomt vil spare deg mye tid.

Vi satt oss ned med Trond for å høre hans beste tips, både på jobb og hjemmebane, som gjør at han får en time ekstra hver dag. Med oss hadde vi også Anna Olsson, Microsofts Norges-direktør for Office. Dette er deres beste eksperttips:

#1 Felles handleliste i OneNote

Sørbø bruker aktivt OneNote i familien, og én enkel funksjon setter han ekstra pris på: Handlelisten. Siden alle i familien allerede bruker OneNote trenger han ikke en egen app til dette. Ser kona at det trengs mer melk, så setter hun det opp på lista. Vil sønnen ha mer frokostblanding setter han det på lista. Når Sørbø da drar på butikken etter jobb har han allerede en klappet og klar handleliste i lomma, fordi hans OneNote-konto er synkronisert med resten av familien. Bonustips: Bruk «to do»-knappene for hver vare. Da er det bare å fjerne huken på det som trengs, og huke av når det er kjøpt, fremfor å skrive «melk» hver gang det skal handles. Raskt og enkelt.

#2 Planlegg ferien sammen

Om kort tid skal hele storfamilien til Anna, inkludert foreldre og brødre, på ferie til Spania sammen. Det er ikke lett å bli enige om leiligheter, utflukter, pakkelister og mye mer når alle bor forskjellige steder, men de har funnet et triks. Ved å bruke OneNote og OneDrive til all planlegging i forkant, og lagring av biletter, bekreftelser og kart for bruk under ferien, har hele prosjektet gått smidig for seg. Alle har hatt tilgang til bilder, kart og billetter til enhver tid, slik at de enkelt kan diskutere alternativene og ta vare på det de til slutt bestemte seg for. Om en måned går flyet, og alt de trenger for oppholdet er da lagret i nettskyen.

#3 Få Office på alle enheter 

En av nøklene til å spare tid, og en av de virkelig store fordelene med alle nettskyfunksjonene i kontorpakker som Office 365, er at de fungerer på tvers av alle enhetene i familien. Du kan kjøre en solid og gratis utgave av kontorpakken på iPaden og iPhonen din, for ikke å glemme Android- og Windows-enhetene. Installer de dedikerte appene først som sist, er Sørbøs råd, du vil bli overrasket over hvor smidige de er i bruk.

#4 Slutt å tenke på backup

I en nettskybasert hverdag vil du oppleve at enkelte tidkrevende oppgaver går helt av seg selv; bilder, dokumenter og mye mer vil alltid være tilgjengelig for deg uansett hvor du er, og du vil slippe å tenke på sikkerhetskopiering. Når noe er lagret i skyen så blir det ikke borte. Det ser ut som om det er en lokal mappe hos deg, men egentlig ligger det både i skyen og på alle de andre enhetene dine.

Husk også at Office 365 alltid inkluderer 1 TB med skylagring. Hvor mye er én terabyte? Jo, du har plass til 1,7 millioner Office-dokumenter, 200 000 sanger, 512 filmer eller 419 000 bilder! Kort fortalt: Nok.

#5 Jobb samtidig i dokumenter

Det er lett å glemme at flere kan jobbe samtidig i både Word-, Excel og PowerPoint-dokumenter. Her er det veldig enkelt å spare tid når du jobber – om det er med et jobbdokument, en skoleoppgave eller planleggingen av neste sommerferie med familien. Fremfor å planlegge hva du skal skrive og hva kollegaen din skal skrive, for så å sammenstille det i ettertid og kanskje sende ett og annet bilde frem og tilbake med e-post, kan dere begge jobbe direkte i dokumentet og til en hver tid se hva den andre driver med. Gjør du dette vil du utvilsomt spare tid, er erfaringen til Sørbø.

#6 Hjelp med leksene i OneNote

Med én 11-åring og én 14-åring i hus må både mor og far hjelpe til med leksene. Som med de fleste andre grunnskoleelever gjør barna til Sørbø veldig mye av skolearbeidet på nettbrettet eller PC-en. De både tar notater og løser oppgaver i OneNote. Det gjør at både Sørbø selv og kona kan gå inn i dokumentene og hjelpe til med leksene selv når de sitter på toget på vei hjem fra jobb, før de selv er hjemme. Siden redigeringen skjer i sanntid ser barna akkurat hva mor og far prøver å fortelle dem. Og når 14-åringen skal ha en prøve morgenen etter, kan han skumlese alle notatene på mobilen rett før prøven.

PS: Husk også at du trenger bare ett abonnement for å få med alle i familien – da kan opptil fem personer bruke Office-programmene, få 1 TB  lagring hver og bruke sin egen profil.

#7 Finn gratis bilder på nettet

Her har du en annen fiffig funksjon: Når du skal lage en presentasjon er det alltid litt trøblete å finne et godt bilde som illustrerer poenget ditt, men det har Office 365 en god løsning på. Bildesøket til Bing er nemlig smidig integrert i tjenesten. Velg at du vil sette inn et Internett-bilde, søk på en frase som passer, og vips får du frem alle bildene på Internett som passer til temaet, og som er lisensiert på en slik måte at du kan bruke dem helt fritt. Ett klikk senere er bildet i presentasjonen din. Sekunder spart er sekunder tjent.

#8 Bruk tusenvis av maler

Mange har misset dette, men både Word, Excel og PowerPoint har tusentalls av maler for enhver situasjon klappet og klare for deg, slik at du slipper å bruke tid på å formatere dokumentene dine. Når du starter programmet presenteres du først for standardmalene, men om du bruker søkeboksen vil du raskt oppdage mylderet av smarte maler som serveres på sølvfat. Skal du arrangere et bryllup? Excel har en budsjettmal klar, og i PowerPoint ligger det klart en mal for bordplassering. Skal du begynne å trene? Excel har en treningsplan klar til deg. Søke jobb? Word har både søkerbrevet og CV til deg.

#9 Unngå formateringsfeil

Office-programmene er fortsatt de facto standard hos de fleste selskaper, skoler og institusjoner, selv om det finnes alternativer. Men om du har prøvd å laste opp et Word-dokument i en skytjeneste eller inn i et annet program som ikke kommer fra Microsoft, har du nok opplevd at formateringen til dokumentet raskt forvandles til det ugjenkjennelige. Om du holder deg til å redigere dokumentene i Microsofts OneDrive slipper du dette problemet, og formateringen bevares akkurat som den var på Office-filene du sendte ut til å begynne med.

#10 Bruk Skype inni dokumentet

Tar du i bruk Office 365 får du med deg en snedig funksjon som lar deg jobbe enda litt mer effektivt. Skype, som mange allerede bruker som kommunikasjonskanal både på jobben og privat, er nemlig integrert i kontorprogrammene. Med ett enkelt trykk kan du diskutere med samarbeidspartnerne dine. Det smarte her er at denne samtalen også er tilgjengelig direkte fra Skype-klienten. Da kan du delta i diskusjonen som hører til et dokument fra mobilen, uten å være inne i dokumentet. Det hele skjer lynraskt, og sparer deg for tid.

OBS: Bruk rett utgave

Noen av disse triksene fungerer i eldre utgaver av Office, men for å kunne jobbe sammen med dokumenter og bilder i skyen kreves den nyeste utgaven: Office 365. Et abonnement koster 799 kroner for det første året, og vil gi deg og fire familiemedlemmer egne kontoer med fri bruk av Word, Excel, Powerpoint, OneNote m.m. Det følger i tillegg med 1 TB skylagring i abonnementet. Les mer »

Kommentarer (24)

Til toppen