×
Annonse fra Tek Story Labs for
Annonse
(Bilde: Marius Pettersen)

Dårlige møterom koster millioner – slik fikser de beste problemet

Små justeringer kan spare deg store summer.

  • Tek Story Labs Dette er en annonse. Journalistene i Tek.no er ikke involvert i produksjonen.
MANGE MØTER: Bjørn Kloster er ansvarlig for samhandlingsløsningene i Norges største finanskonsern, DNB. Selskapet har mange tusen ansatte og høy møtevirksomhet, både internt og ut mot kunder.
MANGE MØTER: Bjørn Kloster er forretningsanalytiker for samhandlingsløsninger i Norges største finanskonsern, DNB. Selskapet har mange tusen ansatte og høy møtevirksomhet, både internt og ut mot kunder. Foto: Tek Story Labs

Hvor ofte opplever du ikke at et møte starter med fomling for å finne rett kabel til projektoren? Og når du først får bildet opp på lerret, må du gjerne rote rundt i maskinens innstillinger for å få riktig oppløsning og bilde. Tiden går, og innen du er klar til å starte har resten av møtedeltakerne mistet konsentrasjonen.

Denne virkeligheten koster mye tid og penger for selskaper landet over, men noen har for alvor gjort noe med problemet. En av dem er Norges største finanskonsern, DNB, som har tatt i bruk nye videokonferanseløsninger, smarte kabelbrønner og et eget grensesnitt:

– Vi hadde ikke kommet videre uten å gjøre møterom-systemene våre til dagens nivå. Den nye teknologien gir oss fleksibilitet, samtidig som den begrenser hvor mye vi reiser. Med gode samhandlingsløsninger sparer vi utvilsomt penger, tid og miljø, forteller Bjørn Kloster, som er forretningsanalytiker for samhandlingsløsninger i DNB.

På bankens to hovedkontorer i Oslo og Bergen har til sammen 5500 mennesker sin arbeidsplass, og ingen har fast pult. Oppgaven med å legge til rette for god samhandling var med andre ord en solid utfordring. Men ved hjelp av brukervennlig teknologi, flere hundre spesialbygde møterom og noen smarte triks har de klart det.  

En av de heteste løsningene på markedet nå er Kramer Via:
Se hva det trådløse konseptet kan gjøre her » 

Som en flyreise 

TIPS #1: Senk terskelen

Fjern enhver brukersperre, og et hvert ledd møtedeltakerne må gjennom for å komme i gang. Selv de mest banale tingene, som en tuklete fjernkontroll eller en rotete kabelbrønn bør forbedres. 

Med seg på laget har DNB hatt flere underleverandører. Én av dem er distributøren Leteng, som i 30 år har levert lyd, video, IT-løsninger, utstyrskomponenter og løsninger til flere av DNBs systemleverandører, som Atea og Viju.

De mener at det er viktig at disse rommene fungerer som en plattform.

– Teknologiske løsninger er med på å skape en plattform for samhandling, men et godt møte trenger gjerne mer. Møterommet må fungere slik at selve rommet er med på å skape god samhandling, uten noen hindre som bremser aktiviteten, sier Øyvind Jacobsen, markedssjef i Leteng.

Du kan sammenligne det med en flyreise; fra Bergen til Oslo er flyet i lufta i omtrent 40 minutter. Men teller du med all tiden som går med å komme seg fra kontoret i Oslo, gjennom flyplassbygget, inn i flyet og det samme i motsatt rekkefølge når du kommer til Bergen så koster reisen deg raskt 3 – 3,5 timer. 

– Det du egentlig vil bruke tid på er fly, ikke alt det andre. Slik ser Leteng på samhandling også. Møterommet skal korte ned produksjonstiden, og øke motivasjonen og engasjementet blant de ansatte. Og det kan du enkelt få til med de rette løsningene, sier daglig leder i Leteng, Odd Martinsen.

Bjørn Kloster har hatt ansvaret for å implementere all teknologien som skal få ansatte i DNB til å samhandle bedre, og hovedfokuset har da ligget på de mange hundre møterommene selskapet har. 

Hver minste detalj har fått omtanke. Fra hvordan stolene og kabelbrønnene ser ut, til plassering av skjermer, kameraer og kontrollpaneler.

– Teknologien er der for å øke kvaliteten på møtene, for å sørge for at de ansatte opplever at de har en god arena til å jobbe på. Det er ikke teknologi for teknologiens skyld, sier Kloster, som mener dette er en forutsetning når man skal designe gode samhandlingsløsninger.

NYTT MØTEROM: Det kan se ut som et helt vanlig møterom, med skjult i vegger og bord ligger det smart teknologi som lar de ansatte samhandle bedre.
NYTT MØTEROM: Det kan se ut som et helt vanlig møterom, med skjult i vegger og bord ligger det smart teknologi som lar de ansatte samhandle bedre. Foto: Marius Pettersen

Ny teknologi gir nye muligheter

Hos Leteng ser de store muligheter til å bygge en slik arena på en da høyere nivå, nå som ny og trådløs teknologi endelig har modnet.

– Møter i dag handler veldig mye om presentasjon. Men om du setter deg ned i et møte og jobber direkte med oppgaven, ikke planlegger eller forteller om den, så åpner det helt nye dører. Dette er nå mulig fordi verktøyene for å få til dette endelig er her, Jacobsen.

TIPS #2: Hold høy kvalitet

Om de ansatte blir vant med at elementer, som skjermer, konferanseløsninger eller kabelbrønner ikke funker en gang i blant, så vil bruken av utstyret og produktiviteten i møter synke.

Han viser blant annet til en ny løsning fra Kramer som heter VIA Collage. Med en slik i møterommet kan alle deltakerne enkelt og trådløst koble seg opp og jobbe sammen om med de aktivitetene man skal gjennom; om det så er å vise frem en presentasjon, jobbe direkte i et prosjektdokument eller sammen tilpasse designen til et nytt produkt.

– Den lar deg jobbe på en helt annen måte, sier Martinsen.

Mulighetene du har til å tilpasse møterommet ditt er større enn du tror: Leteng har tusenvis av løsninger på lager. Se dem her »

Artikkelen fortsetter under bildet.

TEKST.
LANG ERFARING: I 30 år har Leteng levert lyd, video og annet IT-utstyr til norske forhandlere. Øyvind Jacobsen (t.v.) er selskapets markedsjef, og Odd Martinsen (t.h.) er daglig leder. Foto: Tek Story Labs

For mer kompliserte temaer tar DNB ofte i bruk videokonferanser, noe som på mange måter er en forutsetning for god samhandling over lange avstander.

– Vi bruker hender og ansiktsuttrykk når vi kommuniserer. God kommunikasjon handler mye om å kunne ha god øyekontakt, og se den du skal samhandle med. Da er video et godt verktøy, men vi ser likevel at enkelte fortsatt har en sperre for å ta det i bruk, sier Kloster.

Tilgjengelig for alle

ENKEL KONTROLL: Via dette enkle Crestron-styringspanelet styrer de ansatte systemene i møterommet.
ENKEL KONTROLL: Via dette enkle styringspanelet styrer de ansatte systemene i møterommet. Foto: DNB

Sammen med sine underleverandører har DNB fått på plass flere spennende løsninger, men den Kloster er mest stolt av er styringspanelet. Via dette enkle berøringspanelet kontrolleres skjermene, videokonferanseløsningen og lydanlegget.

– Vi har fått laget vårt eget brukergrensesnitt til det. Vi hadde et håpløst system fra før, med flere fjernkontrollere, et uoversiktlig input-system og alt som hører med. Vi måtte gjøre noe med det, og bygde dette helt fra bunnen av.

Grunnen til at de gjorde dette var ene og alene for å senke terskelen for bruk av løsningene i rommet. Panelet er ganske enkelt delt i to, der hver side representerer en skjerm i rommet. Har du koblet til en PC, trykker du på PC-en. Vil du starte en videokonferanse på den ene skjermen så trykker du på kamera-symbolet, søker opp navnet på den du skal snakke med og vips er videokonferansen i gang.

TIPS #3: Ha møter for å jobbe

Ikke ha møter bare for å planlegge hva dere skal jobbe med; gjør jobben der og da. Bearbeid dokumentene sammen med en gang, distribuer filene alle må ha umiddelbart mens du sitter i rommet og bygg videre på produktene dine. Med de rette løsningene er dette fullt mulig.

TIPS #4: Tenk øyekontakt

Selv om nesten alle møterom har rektangulære eller runde bord, er det mye bedre å bruke bord der enden nærmest skjermene i rommet er bredere enn den motstående enden, slik at møtedeltakerne som sitter langs bordet sitter litt skrått. Det gir bedre øyekontakt mellom møtedeltakerne, fordi de kan se på skjermen uten å måtte snu hele kroppen rundt. Dette er spesielt viktig ved videokonferanser.

– Når jeg reiser fra Bergen til Oslo, eller London for den saks skyld, så finner jeg meg til rette med en gang fordi alt er likt. Både møbler, kabelbrønner og koblinger er de samme på DNBs kontorer. Det gir selvfølgelig synergier ved bygging, men hovedsynergien er at alle kjenner igjen systemene uansett hvor de er, sier Kloster.

I sin portefølje har Leteng det ypperste innen teknologi for profesjonell A/V. Både styringssystemer for bruk på ulike plattformer (K-Touch) og det trådløse konseptet Kramer Via, som fjerner alt av kabler og likevel klarer å koble alle maskinene i møterommet sammen på en sømløs måte.

Hos DNB ser de er på et hvert bord og enhver stol som et potensielt møteareal, nettopp fordi det er områder der ansatte på ett eller annet nivå kan samhandle – om det så er over en kaffekopp i fellesområdet, eller ved pultene. Derfor er bygget krydret med flere store Public Display-skjermer. Disse har en egen PC på baksiden, noe som gir hver enkelt skjerm en egen IP det kan distribueres innhold til. Og om de ansatte vil, kan de enkelt koble seg rett på skjermen via et eget koblingspanel like ved, og ta et møte der og da. 

Uansett hvilken løsning du måtte gå for, trådløst eller med kabler som ligger pent skjult i bordplaten, så er Kloster klar på at det du velger, det må fungere til en hver tid. 

Vi spør han om han kan forsikre at DNBs ansatte kommer til å like løsningene når de tas i bruk, og ikke bare la utstyret ligge slik som skjer på som mange møterom. Han svarer kontakt og klart: 

– Det kan jeg garantere.

Vil du ha flere gode tips om smarte samhandlingsløsninger?
Meld deg opp på Letengs nyhetsbrev »

Leteng er en totaldistributør innen lyd, bilde og IT-løsninger for bedrifter. Produktene deres får du kjøpt hos over 1500 forhandlere rundt om i Norge. Ta kontakt med Leteng, så forteller de deg hva som er nærmeste salgsledd.

Kommentarer (8)

Til toppen